Sie kommt mit Wucht, und was sie letztlich verändern wird, ist noch nicht wirklich absehbar: die Digitalisierung. Unternehmen, die sich auf den Weg machen, sollten in Phasen vorgehen und der erste Schritt dazu heißt: Verstehen. Consultants der direkt gruppe haben dazu das Beratungsangebot „Shape to Design“ entwickelt.

Niklas Luhmann, Begründer der Systemtheorie, bezeichnet Unternehmen als komplexe lebendige Systeme, die ständigen Veränderungen unterliegen. Bildlich gesprochen lassen sich Unternehmen mit Biotopen vergleichen, die sich kontinuierlich ändern und der Umwelt anpassen. Komplex bedeutet in diesem Kontext, dass Unternehmen oder Organisationen vielschichtig sind, sich der Vereinfachung verwehren und alle Elemente in Beziehung zueinander stehen. Diese Komplexität ist für Veränderungsprojekte folgenreich: So scheitern einer Studie des Beratungshauses Gartner (2018) zufolge 50 Prozent aller Change-Vorhaben vollständig. Gründe für das Scheitern hat die Beratung Wipro Digital (2017) in einer Umfrage herausgefunden: Dem Gros fehlt eine klare Transformationsstrategie, und es mangelt an CEO-Support. Laut einer Studie von McKinsey (2016) würden einige CEOs von übertriebener Vorsicht und Angst vor dem Unbekannten heimgesucht, wie das Magazin CIO schreibt. Der Managementberater Kishor Shridar (2018) hat über 300 Führungskräfte befragt, von denen gerade 38 Prozent die Digitalisierung als einen ganzheitlichen Optimierungsprozess verstanden hätten, der alle Unternehmensbereiche betrifft. 53 Prozent setzten hingegen Digitalisierung mit der Einführung neuer Software gleich.

Perspektive wechseln

Wie können Unternehmungen mit dieser Herausforderung besser umgehen und die Erfolgsaussichten von Veränderungsprojekten erhöhen? Der erste Schritt ist bereits der Perspektivenwechsel dahingehend, Unternehmen als komplexe Systeme zu betrachten und Veränderungen nicht als einmalige Maßnahme, sondern als langfristige Prozesse zu verstehen.

Verstehen, Werden, Sein. Jede Phase einer Veränderung benötigt unterschiedliche Maßnahmen und Schwerpunkte.

Veränderungsprozesse können nach dem Psychologen Kurt Lewin in drei Phasen beschrieben werden: Auflockern, Hinüberleiten, Verfestigen. Wir von der direkt gruppe bezeichnen die drei Phasen als Verstehen, Werden, Sein. Jede Phase einer Veränderung benötigt unterschiedliche Maßnahmen und Schwerpunkte.

Das Fundament unseres „Shape- to-Design“-Ansatzes besteht darin, zu ermitteln, von welchem Ausgangspunkt ein Unternehmen in die Veränderung startet und wohin die Veränderung führen soll.

Folgende Fragen sind hierbei relevant:

• Wer sind wir als Unternehmen, was zeichnet uns aus?
• Welche Bedeutung haben die aktuellen Entwicklungen auf dem Markt für uns?
• Wo stehen wir heute und wohin möchten wir uns entwickeln?
• Haben alle Handelnden im Unternehmen das gleiche Zielverständnis?
• Bereits hier wird deutlich, wie entscheidend es ist, die Rolle der Unternehmenskultur sowie die der Umwelt und des Marktes zu verstehen.

Daraus lässt sich ableiten, dass in der ersten Phase einer Veränderung der Fokus darauf gerichtet ist, die Beschaffenheit der Unternehmenskultur sowie die Bedeutung von Marktentwicklungen wie etwa der Digitalisierung und neuer Arbeitsweisen für das Unternehmen zu verstehen. Dazu ist im nächsten Schritt eine Vision zu entwickeln, die in die Richtung der Veränderung weist. Das könnte beispielsweise die Vision einer schnellen und agilen Organisation sein, die die Kundschaft in den Fokus stellt und bei allen Beteiligten für ein einheitliches Verständnis sorgt.

Kultur ist schwer greifbar

Unternehmenskultur ist schwer greifbar und größtenteils so selbstverständlich, dass sie vielen nicht bewusst ist. Daher ist sie schwierig zu erfassen. Dabei lenkt sie täglich unser Denken und Handeln. Wir von der direkt gruppe nutzen zum Greifbarmachen der Kultur ein etabliertes Modell, das wir an unsere Kundensituationen angepasst haben: Der sogenannte Kulturkompass betrachtet Unternehmen anhand von zwei Dimensionen.

Die erste Dimension unterscheidet zwischen Unternehmen, die einen internen oder externen Fokus haben. Die zweite Dimension unterscheidet zwischen stabilen und dynamischen Unternehmen. Anhand dieser beiden Dimensionen können mithilfe des Kulturkompasses vier unterschiedliche Oberkategorien festgelegt werden: Unternehmen, die einen externen Fokus haben und stabil sind, werden als „marktorientiert“ bezeichnet. Firmen, die einen internen Fokus haben und stabil sind, werden als „kontrollierend“ beschrieben. Auf der anderen Seite sind Unternehmen, die dynamisch sind und einen internen Fokus haben, „teamorientiert“, und abschließend werden Organisationen als „innovativ“ bezeichnet, wenn sie einen externen Fokus haben und dynamisch sind. Ist die Kultur erfasst worden, kann mit allen Beteiligten eine Entwicklungsrichtung definiert und der Veränderungsprozess strukturiert werden.

Der nächste Schritt in der Verstehen-Phase besteht in der Entwicklung einer identifikationsstiftenden Vision. John P. Kotter unterstreicht in seinem 8-stufigen Changemanagement-Modell die Bedeutung einer Vision für den Veränderungsprozess. Eine kraftvolle Vision kann einem Veränderungsprozess eine klare Richtung geben und die Mitarbeitenden für die Veränderungen begeistern. Das können wir aus unserer Beratungspraxis bestätigen: Durch Einbeziehen der Beschäftigten entstanden Visionen, die auch die kritischsten Teammitglieder für die anstehenden Veränderungen gewinnen konnten.

Ist die Unternehmenskultur verstanden und eine attraktive Vision entwickelt worden, folgt der letzte Schritt der Verstehen-Phase: ein gemeinsames Verständnis bei allen Beteiligten herzustellen. Auch dieser Schritt ist herausfordernd, denn es bedarf nicht nur einer sachlichen Kommunikation an die Belegschaft, sondern auch einer emotionalen Botschaft.

Dazu nutzen wir Großgruppenveranstaltungen, bei denen besonders die Vision verankert werden soll. Dies kann nur gelingen, wenn die Mitarbeitenden direkt und interaktiv bei der Vermittlung der Vision einbezogen werden.

Ist ein gemeinsames Verständnis erreicht worden, kann die nächste Veränderungsphase folgen: „Werden“.

Literatur-Tipps:
John P. Kotter (2011): „Leading Change“ Kurt Lewin (2012): „Feldtheorie in den Sozialwissenschaften“
Niklas Luhmann(1987): „Soziale Systeme“

Hier geht es übrigens zum Track der direkt gruppe: solutions.hamburg. Dies ist ein Gastbeitrag von Hauke Meyer.